.png)
In de Dilbert-wereld is een vergadering geen instrument voor besluitvorming, maar een sociaal ritueel om verantwoordelijkheid te ontlopen en tijd te vullen.
"Is deze meeting een e-mail geweest?"De Bureaucratische Spiraal
Voor de ingenieur of vakman is de vergadering vaak de grootste vijand van productiviteit. Het is de plek waar "echt werk" stopt en "praten over werk" begint. Bureaucratie — formulieren, goedkeuringslagen, procedures — dient niet om kwaliteit te borgen, maar om het management het gevoel van controle te geven.
Het resultaat: besluiteloosheid, frustratie en een cultuur waarin het veiliger is om een procedure te volgen dan om een probleem op te lossen.
De symptomen
- De "Meeting about the Meeting": Vergaderen om de volgende vergadering voor te bereiden.
- Cover Your Ass (CYA): Procedures worden gevolgd om later niet de schuld te krijgen, niet om waarde te creëren.
- Besluiteloosheid: Hoe meer mensen in de zaal, hoe kleiner de kans op een moedig besluit.
- Tijdverspilling als norm: Agenda’s zonder doel, vergaderingen die uitlopen en actielijsten die verdwijnen.
Hoe doorbreek je dit als Change Manager?
Bureaucratie en slechte vergaderingen zijn vaak symptomen van een gebrek aan vertrouwen en helderheid. Jouw doel is om dat vertrouwen te herstellen door processen te versimpelen.
Interventies die werken
- Meeting Audit: Analyseer een week lang alle vergaderingen. Hoeveel tijd kostten ze? Wat was de output? Confronteer het management met de kosten.
- De "Standaard Nee": Stel als regel in dat mensen vergaderingen mogen weigeren als er geen duidelijke agenda of doel is.
- Schrap-sessies: Organiseer workshops met teams om bureaucratische stappen en formulieren te identificeren en te schrappen ("Kill a Stupid Rule").
- Async First: Stimuleer besluitvorming via documenten en tools, in plaats van altijd een meeting in te schieten.
"Stop met het managen van de bureaucratie en begin met het faciliteren van het echte werk. Minder praten, meer bouwen."
