Jef zit al maanden achteraan in elke projectvergadering. Hij ziet de planning, rekent in stilte en zegt niets. Niet omdat hij niets te zeggen heeft, maar omdat niemand het hem vraagt. Tot vandaag.
Vorige week trokken Jef en Lies allebei aan hetzelfde plan. Deze week staat Jef alleen aan het bord. Iemand heeft hem eindelijk gevraagd wat hij ervan denkt. En dan komt het er allemaal uit.
Jef aan het bord
Het bord staat vol. Probleem, proces, mensen, ideeën. Ernaast hangen gele briefjes met vragen die al weken in zijn hoofd zitten.
"Is dit echt nodig, of is het een hype? En zijn onze mensen er eigenlijk klaar voor?"
Jef
Hij wijst naar een lijn die naar beneden gaat. Tijd, kost, kwaliteit, moraal.
"Dit is te complex. En wie doet ondertussen de orders?"
Jef
Wie Jef zo hoort, denkt misschien: daar gaan we weer. Maar wie goed luistert, hoort iets anders. Jef klaagt niet. Hij geeft je een lijst.
Waarom niemand het vraagt
Het is zelden onwil. Meestal is het een van deze redenen, of alle drie tegelijk.
- De beslissing lijkt al genomen. Het pakket is gekozen, de partner ook. Vragen stellen voelt dan als de doos weer openmaken.
- Er is geen tijd. De planning is krap, dus vraagt men het aan wie aan tafel zit: de managers. Niet aan wie het werk elke dag doet.
- Men vreest het antwoord. Wie het vraagt, moet ook iets doen met wat hij hoort. Dat is ongemakkelijk als het antwoord niet in de planning past.
Het resultaat is altijd hetzelfde. Het plan wordt gemaakt zonder de mensen die weten hoe het werk echt loopt. En die mensen merken dat.
Wat je mist als je het niet vraagt
Jef weet dingen die in geen enkel document staan. Hoeveel tijd er overblijft naast het gewone werk. Welke stap iedereen overslaat als het druk is. Welke collega de anderen meekrijgt, met of zonder titel.
Wie dat pas ontdekt als het nieuwe systeem draait, betaalt twee keer. Eerst in aanpassingen die achteraf moeten gebeuren, dan in vertrouwen. Want mensen die nooit gevraagd werden, voelen zich ook niet verantwoordelijk als het misloopt.
Wat Jef zegt, is geen weerstand. Het is je risicolijst, gratis en op tijd.
Herken je dit?
- Je key users horen pas van het project als het al beslist is.
- In de workshops zitten vooral managers, niet de mensen die het werk doen.
- Opmerkingen van de werkvloer worden genoteerd, maar niemand hoort wat ermee gebeurde.
- Wie twijfels uit, krijgt het etiket "negatief".
- Na de start blijven de vragen komen die je vooraf had kunnen stellen.
Vier manieren om het wél te vragen
- Vraag het voor je beslist. Niet nadat het pakket gekozen is, maar ervoor. Drie vragen per afdeling volstaan: waar knelt het vandaag, wat moet zeker blijven werken, en wat maakt je ongerust?
- Vraag het aan wie het werk doet. Zet naast elke manager iemand van de vloer in de workshops. Een key user met een gewone job weet andere dingen dan zijn chef.
- Maak twijfel veilig. Bedank wie een moeilijke vraag stelt. Wie het eerlijke antwoord afstraft, krijgt daarna alleen nog beleefde antwoorden.
- Zeg wat je ermee deed. Ook als het antwoord nee is. "We hebben je vraag gehoord, en dit is waarom we het zo doen" houdt mensen aan boord. Stilte doet het omgekeerde.
Wat ik er zelf uit leerde
Ooit werkte ik aan een project bij een Nederlands bedrijf dat medische producten maakte voor groothandels. De kwaliteitsverantwoordelijke stond bekend als een lastpost en werd bij het ERP-project nergens betrokken. Toen ik de eerste uitwerking van de stuklijsten en routings nakeek, voelde ik nattigheid. Ik trok mijn stoute schoenen aan en stapte op hem af. In twee uur kreeg ik alle informatie, en werd duidelijk wat er absoluut moest veranderen aan de instellingen van de productiemodule. De “lastpost” bleek de man die het werk het best kende. Niemand had het hem gevraagd.
"Een ERP-project is een mensenproject, met wat software erin."
Stephen Decoussemaker
Weet jij wat jouw Jef denkt?
De Readiness Reflection stelt 24 korte vragen, onder meer over hoe jullie mensen meekrijgen en wie in je afdeling de anderen meetrekt. Ongeveer 12 minuten. Je krijgt een persoonlijk verslag.
Ook onder de oppervlakte
Elk weekend een nieuwe Jef en Lies. Volgende week: "Ik doe nu twee jobs."
Jef en Lies zijn verzonnen. Wat ze meemaken, niet.